BcomBrun

L'Agence

BcomBrun est une agence de communication événementielle parisienne spécialisée dans les événements corporate de prestige.

Clients : Grands groupes du CAC40, institutions publiques, associations professionnelles.

Typologie d'événements : Conventions d'entreprise, lancements de produits, galas, séminaires, team-buildings, anniversaires d'entreprise.

Mon Rôle

Recruté comme Chef de Projet Communication, j'étais responsable du pilotage complet de projets événementiels de A à Z :

Conceptualisation et planification stratégique
Coordination multi-parties prenantes
Gestion budgétaire (50k€ à 150k€/événement)
Pilotage créatif et production de contenus
Mesure d'impact et reporting client

Le Challenge

Gérer simultanément 3-5 projets événementiels complexes avec des clients exigeants, des budgets importants et des délais serrés.

📊

Défis de Gestion de Projet

Coordination Complexe : Orchestrer 10-20 prestataires par événement (traiteurs, techniciens, graphistes, photographes, etc.)
Gestion Budgétaire : Respecter des budgets de 50k€ à 150k€ avec 0 dépassement toléré
Délais Courts : Organiser événements en 4-8 semaines (de brief client à exécution)
Exigences Élevées : Clients grands comptes avec attentes premium

Défis Créatifs

Conceptualisation : Proposer des concepts événementiels originaux et sur-mesure
Identité Visuelle : Créer des supports de communication cohérents (invitations, signalétique, goodies)
Storytelling : Construire un fil rouge narratif pour l'événement
Innovation : Intégrer des éléments tech (hologrammes, réalité augmentée, apps événementielles)

Défis Relationnels

Gestion Client : Comprendre et traduire des besoins parfois flous
Négociation : Défendre les budgets et les choix créatifs
Gestion de Crise : Réagir rapidement aux imprévus (annulations, météo, logistique)
Leadership : Fédérer équipes internes et prestataires autour d'une vision commune

"Dans l'événementiel, tout peut arriver. L'excellence vient de la capacité à anticiper les risques et gérer l'imprévu avec sang-froid."

— Leçon apprise chez BcomBrun

1. Méthodologie de Gestion de Projet

Phase 1 : Brief & Conception (Semaine 1-2)

Briefing Client : Comprendre objectifs, cibles, contraintes, budget
Benchmark : Analyser événements similaires (concurrents, secteur)
Conceptualisation : Développer 2-3 concepts événementiels
Présentation : Pitcher les concepts au client avec moodboards et budgets prévisionnels

Phase 2 : Planification (Semaine 3-4)

Retroplanning Détaillé : Jalons, deadlines, livrables
Sélection Prestataires : Appels d'offres, négociations, contrats
Budget Définitif : Chiffrage précis avec marge de sécurité 10%
Kick-off Équipe : Réunion lancement avec toutes les parties prenantes

Phase 3 : Production (Semaine 5-7)

Coordination Prestataires : Suivi hebdomadaire de chaque poste (technique, traiteur, etc.)
Production Contenus : Invitations, signalétique, vidéos, goodies
Points Client : Validation étapes clés, ajustements
Répétition Générale : Dry-run 2 jours avant l'événement

Phase 4 : Exécution (Jour J)

Installation : Montage technique, décoration, signalétique
Coordination Live : Chef d'orchestre du déroulé (timing, transitions)
Gestion Imprévus : Réactivité et solutions rapides
Débriefing : Retours à chaud équipe + client

Phase 5 : Bilan (Semaine 8)

Reporting : Présentation résultats (participation, satisfaction, ROI)
Facturation : Clôture comptable
Capitalisation : Documenter bonnes pratiques et apprentissages

2. Projets Réalisés

Convention Annuelle CAC40 (Budget : 150k€)

Contexte : 500 collaborateurs, 2 jours, lieu exceptionnel
Concept : "Voyage dans l'innovation" (thématique exploration)
Livrables : Scénographie complète, plénières, ateliers, soirée gala
Résultat : 95% satisfaction, couverture médias internes

Lancement Produit Luxe (Budget : 80k€)

Contexte : 200 invités VIP, presse, influenceurs
Concept : Expérience immersive sensorielle
Livrables : Scénographie, dégustation, show artistique
Résultat : 50+ retombées presse, engagement social 300%

3. Outils & Méthodes

MS Project Excel (Budgets) PowerPoint Photoshop InDesign Trello

15+

Événements Pilotés

150k€

Budget Max/Événement

95%

Satisfaction Client

0

Dépassement Budget

Compétences Développées

Gestion de Projet : Planification, coordination, suivi budgétaire
Relation Client : Écoute, conseil, négociation, satisfaction
Coordination Multi-Prestataires : Orchestrer 10-20 intervenants
Gestion Budgétaire : Chiffrage, négociation, respect de l'enveloppe
Créativité : Conceptualisation événements originaux
Leadership : Fédérer équipes autour d'une vision
Gestion de Crise : Réactivité, sang-froid, solutions rapides

Moments Clés

Premier Grand Événement : Convention 500 personnes (baptême du feu)
Gestion de Crise Météo : Événement extérieur sous orage → solution indoor en 2h
Négociation Budget : Sauver un projet en renégociant 5 prestataires
Satisfaction Client : Remerciements publics du CEO devant 500 participants

"BcomBrun m'a appris que l'excellence événementielle repose sur 3 piliers : anticipation rigoureuse, coordination millimétrée et capacité d'adaptation."

— Bilan de l'expérience

Pertinence Pour Voxia

Cette expérience est directement transférable aux besoins de Voxia :

Gestion de Projet : Applicable à tout type de projet communication
Relation Client Grands Comptes : Codes et exigences maîtrisés
Coordination Complexe : Piloter projets multi-intervenants
Excellence Opérationnelle : 0 dépassement budget, respect des délais
Créativité & Stratégie : Conceptualiser des campagnes impactantes

Pour Voxia, cela signifie :

Un consultant capable de gérer des projets événementiels de bout en bout
Une expertise en relation client exigeante (grands groupes)
Des compétences en coordination multi-parties prenantes
Un sens du détail et de l'excellence opérationnelle

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